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通知公告
关于做好2016年度文件材料立卷归档工作的通知

各院、部、处,各有关单位:
   为切实做好2016年度文件材料的立卷归档工作,确保学校各项工作中形成的文件材料完整归档,现就有关事项通知如下: 
    一、立卷归档范围
    1.各单位文件材料的归档范围可参考《南京林业大学档案归档范围和保管期限规定》(见档案馆网站)执行。凡2016年1月1日至12月31日形成的属于归档范围的文件材料都要立卷归档。
2.各单位2016年度举办重大活动、专项重要工作(如大型学术会议、重要协作协议、专项工作评估等)形成的具有保存价值的各类文件材料,要按活动及工作内容立专题卷归档。
    二、立卷归档方式 
    2016年档案归档工作流程与去年相同,通过使用档案馆的档案管理系统在网上输入立卷归档文件的有关著录内容(案卷及文件题名等),同时做好纸质文件的立卷归档。
   1.各归档单位兼职档案员将文件材料汇总后进行分类预立卷,经档案馆工作人员检查合格后,再编写页号,最后计算机录入卷内文件目录。
   2.向档案馆移交归档文件时每卷附上卷内目录一式2份、备考表1份,同时填写移交目录一式2份。 
   三、立卷归档办法及要求 
  1.凡立卷归档的文件材料,必须完整、齐全、准确。 
   2.管理类内容的文件材料按问题、时间或重要程度排列,对于联系紧密的材料排列顺序是:批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;结论性材料在前,依据性材料在后等。 
   3.凡立卷归档的各类文件材料都应是原件,重要文件材料的印章、签名等要素要完善,以确保文件材料的有效性。 
   4.专题性、成套性文件按阶段、结构、部件等分别组卷。 
   5.立卷视文件材料数量的多寡多少进行,当同一问题的文件较多时,可组成若干卷;当同一问题的文件较少时,几个问题可组成1卷,每卷一般不超过200页。
   6.卷内文件材料按顺序排好后,装订的案卷无论单面或双面,只要是书写的文件材料,均应依次在非装订线一侧下角编页号,用铅笔标注。 
   7.每份案卷必须按规定格式从网上输入有关著录内容提交给档案馆,同时利用档案管理系统打印出档案案卷目录、卷内文件目录、备考表等;文件材料原有题名不要随意更改和简化;会议记录及无具体内容标题的应拟定能概括文件主要内容的标题。 
   8.在备考表内签上立卷人姓名、检查人姓名,检查人是立卷部门负责人。
   9.案卷题名应简明确切,体式一致,高度概括案卷内容。题名一般包括主要责任者、内容主题、文件名称(文种) 等。 
   10.凡归档的本校形成的文件及本校与外单位签订的合同、协议书等文件材料,均须加盖公章。 
   四、其它事项 
   1.请各部门选派对部门工作熟悉,工作认真负责,具备现代化管理技能的人员担任兼职档案员。
   2. 请于5月31日前将2016年度形成的归档材料移交给档案馆。 
   3. 在文件材料的整理归档过程中,如有问题,请与档案馆联系。联系人:张兴宁, 联系电话85427218;孙曼利、方莹,联系电话85428445。

南京林业大学 
2017年3月16日

(编辑:admin)


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