各院、部、处，校内各单位：
为做好2017年文件材料的立卷归档工作，确保学校各类文件材料完整归档，根据教育部和国家档案局《高等学校档案管理办法》、《南京林业大学档案管理办法（试行）》、《南京林业大学档案工作部门立卷规范》等规定，现就有关事项通知如下：
一、立卷归档范围
1．根据单位（部门）职能和年度工作情况，本次归档仅限于2017年1月1日至12月31日形成的属于归档范围的文件材料。具体参考档案馆网站的《南京林业大学档案归档范围和保管期限规定》执行。
2．各单位（部门）于2017年度举办重大活动、专项重要工作（如大型学术会议、重要协作协议、专项工作评估等）形成的具有保存价值的各类文件材料，按活动及工作内容立专题卷归档。
二、立卷归档方式
1．各单位（部门）立卷人在全面进行文件材料收集汇总基础上，按规范进行整理、分类、排序、编写页码和预立卷，经本单位（部门）负责人检查同意后，登录学校档案网络管理系统（http://dagl.njfu.edu.cn/），输入归档文件的有关著录内容（案卷题名、文件题名、文号、页码等），形成案卷目录、卷内文件目录等。
2．将目录打印一式2份，备考表1份与纸质文件材料一道移交学校档案馆。
三、立卷归档要求
1．立卷归档的文件材料，必须做到完整、齐全、准确。
2．管理类内容的文件材料按事项、时间或重要程度排列，对于联系紧密的材料排列顺序是：批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；结论性材料在前，依据性材料在后等。
3．凡立卷归档的各类文件材料都应是原件，本校形成的文件及本校与外单位签订的合同、协议书等重要文件材料，均须加盖公章，以确保文件材料的有效性。
4．同一事项的文件材料数量较多时，可组成若干卷；同一事项的文件较少时，可几个问题组成1卷，每卷一般不超过200页。
5．卷内文件材料按顺序排好后，无论单面或双面，只要是有文字的页面，均应依次在非装订线一侧下角编页号，用铅笔标注。
6．立卷人、检查人须在备考表上亲笔签名。检查人必须是立卷单位（部门）负责人。
7．案卷题名应简明确切，高度概括案卷内容。题名一般包括文件的主要责任者、主题、文件名称(文种) 等。
四、其它事项
1．归档材料移交时间为2018年6月30日前。
2. 移交地点：档案馆办公室(新图书馆B馆二楼207室)。
联系人：张兴宁,电话:85427218；孙曼利、方莹,电话：85428445。
南京林业大学
2018年6月8日
