各学院：
学生毕业照是真实反映历届毕业学生的重要信息记录，是学校档案的重要组成部分。为了进一步完善和加强学校声像档案的规范管理，从即日起，学校学生工作处、研究生院和档案馆联合开展对历届毕业生毕业照片的收集整理工作，并将其纳入学校档案馆永久馆藏。现将有关事项通知如下：
一、收集范围
（一）历届毕业本科生、专科生、研究生的集体合影毕业照片。
（二）应届毕业本科生、研究生集体合影毕业照片。
二、具体要求
（一）毕业生集体合影纸质照片及相应的电子版照片。
（二）照片需注明："XX学院（系）XX届毕业生集体合影"，同时在照片正面下方或照片背面注明所有对应人员的姓名。
（三）归档的数码照片最好是用数字成像设备直接拍摄形成的原始图像文件，统一为JPG格式。
三、照片收集及归档程序
（一）往届毕业生毕业合影照片收集整理工作，由各学院指定专人负责。时间起点从1952年独立建校开始。收集的纸质和电子版照片，建立清单后直接送交档案馆归档。
时间要求：原则上在2019年底前，完成2000年以来的历届照片收集工作；2020年底前完成全部往届毕业生照片档案收集归档工作。
（二）应届毕业生照片归档程序：
1.应届本科生毕业合影照，由各学院在毕业生毕业离校工作结束后，于当年6月30日前整理送交学生工作处，校学工处兼职档案员按学校年度档案立卷归档要求整理移交校档案馆；
2.研究生毕业照，由各学院在研究生毕业离校工作结束后，于当年6月30日前整理送交研究生院，研究生院按年度学校档案立卷归档要求，统一移交档案馆；
3.国际教育学院学生毕业照片，由国际教育学院按学校年度档案立卷归档要求整理移交校档案馆。
四、毕业生照片档案收集工作联系人及电话
学生工作处：孙慧卿 85428983
研究生院： 陈 晨 85428561
档案馆： 周永萍 85427368
南京林业大学
2019年5月10日
