南林档〔2020〕1号
关于做好2019年文件材料立卷归档工作的通知
校内各单位：
今年的立卷归档工作即将启动为做好2019年文件材料立卷归档工作，根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》（教育部国家档案局 第27号令）和《南京林业大学档案管理办法》等文件要求，现将做好此项工作的有关事项通知如下：
一、立卷归档范围
此次归档的文件材料系自2019年1月1日起，至2019年12月31日止，学校各单位（部门）在履行有关职能、完成各项工作的过程中形成的具有保存价值的文件材料，主要包括：
1.上级来文。主要是上级印发，需办理的文件。尤其是上级针对学校的批复、批示，要与相应的请示、报告放在一起立卷。
2.本部门（单位）所行公文。公文需附文件签批单，符合公文格式要求，有附件或批复的文件须将附件或批复收集齐全。
3.专项工作材料。举办的重大活动、重要会议，签订的合同、协议等专项工作形成的具有保存价值的各类文件材料（包括照片、录音、录像等声像资料）。
4. 实物资料。一是，单位（部门）或个人代表学校，在与国内外机构或人士的重要交往活动中，所获的具有纪念意义的礼品等实物；二是，单位（部门）或个人代表学校参加有关活动，获得的各类国家级奖励的证书、奖牌、奖杯等。二者若有相应的纸质文件材料一起归档。
二、立卷归档方式
1.文件整理。各归档单位立卷人将文件材料汇总后，根据文件内容特征，将收集齐全的文件材料，分类组卷、编写页码、拟写案卷题名，进行预立卷。
2.网上著录。预立卷的文件资料实行网上立卷归档。利用档案网络管理系统，按照著录格式的规范要求，将文件有关信息准确输入。著录完成后，经档案系统管理员审定合格后，打印案卷目录、卷内文件目录、备考表等。
3.审核检查。案卷整理完成后，填写卷内备考表、本卷情况说明等内容。立卷人、检查人须签名，标注时间，以示负责。
4. 目录打印。向档案馆移交归档文件时，每卷附上卷内文件目录、移交目录、备考表。
三、立卷归档要求
1．凡立卷归档的文件材料，必须完整、齐全、准确。
2．管理类内容的文件材料按问题、时间或重要程度排列，联系紧密的材料排列顺序是：批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；结论性材料在前，依据性材料在后等。
3．归档的文件材料应是原件，本校形成的文件及本校与外单位签订的合同、协议等，均须加盖公章，以确保文件材料的有效性。
4．文件立卷时，每卷一般不超过200页。同一问题文件较多时，可组成若干卷，当同一问题的文件较少时，可几个问题组成1卷。
5．卷内文件材料按顺序排好后，无论单面或双面，只要是有文字的文件材料，均应依次在非装订线一侧下角编页号，用铅笔标注。
6．案卷须拟写题名，题名应简明确切，高度概括案卷内容，一般包括文件的主要责任者、主题、文件名称等。
四、注意事项
1．各立卷部门需选派对部门工作熟悉，认真负责，具备相应技能的人员担任立卷人。
2. 归档材料移交档案馆的时间：2020年6月30日之前。
各立卷部门在文件材料整理归档过程中，若有问题，及时与档案馆联系。
联系人：张兴宁 孙曼利 方 莹
联系电话：85428445
南京林业大学
2020年5月9日
