各省、自治区、直辖市档案局、馆,各计划单列市档案局、馆,新疆生产建设兵团档案局、馆,中央和国家机关各部委档案部门,中央军委办公厅保密和档案局,各人民团体档案部门,各中央企业档案部门,中国人民大学档案学院:
现将《电子档案管理系统基本功能规定》印发给你们,请结合实际遵照执行。
国家档案局办公室
2017年12月15日
电子档案管理系统基本功能规定
第一章 总则
第一条 为推动电子档案科学管理,规范电子档案管理系统建设,明确电子档案管理系统基本功能,确保电子档案真实、完整、可用与安全,按照国家有关法律法规和标准规范,制定本规定。
第二条 本规定所称电子档案管理系统,是指档案机构运用信息技术手段对电子档案进行接收、整理、保存和提供利用的计算机软件系统。
第三条 本规定明确了电子档案管理系统(以下简称系统)必备的功能。系统建设应依据先进、实用、安全、发展的原则。
第四条 本规定适用于国家各级各类档案馆,机关、团体、企事业单位可参照执行。
第二章 系统总体要求
第五条 系统结构应具备开放性,可实现与其他系统的功能集成、数据共享与交换。
第六条 系统功能应具备可扩展性,应满足当前及可预见的时间内的业务需求,可方便地进行功能扩展。
第七条 系统实现应具备灵活性,支持电子档案管理的业务模式、工作流程和数据结构等的灵活定义与部署。
第八条 系统运行应安全可靠,保存电子档案管理关键业务过程记录,根据需要采取电子签名、数字加密和安全认证等技术手段,保障电子档案安全,防止非授权访问。
第九条 系统应依据电子档案保存和利用的业务要求分别建立相应数据库。
第十条 系统应能够管理符合国家、行业标准规定的多种门类、多种格式的电子档案。
第十一条 系统应具备对实体档案进行辅助管理的功能。
第三章 档案接收
第十二条 系统应具备电子档案接收功能,支持在线和离线的批量接收与处理,保存移交接收处理记录。
第十三条 系统应具备对电子档案的数量、质量、完整性和规范性等进行检查的功能,对不合格的进行标注。
第十四条 系统应具备对检查合格的电子档案进行登记的功能,支持电子档案数量的清点、内容和元数据有效性的验证,赋予电子档案唯一标识。
第十五条 系统应具备对征集档案进行管理的功能。
第四章 档案整理
第十六条 系统应具备电子档案的自动归类与排序等功能,支持分类与排序的调整处理。
第十七条 系统应具备电子档案的著录、标引等功能,形成电子档案目录,并与电子档案相关联。
第十八条 系统应具备电子档案批量格式转换的功能,生成符合国家、行业相关标准的用于长期保存和提供利用的电子档案。
第十九条 系统应具备维护电子档案各组成部分及相关数据信息之间、电子档案与电子档案之间的关联功能。
第二十条 系统应具备电子档案入库功能,并保存入库处理过程记录。
第五章 档案保存
第二十一条 系统应具备对电子档案及其目录数据库进行备份与恢复功能,设置备份与恢复策略,制作备份数据,对备份数据和介质进行登记、检测与管理,使用备份数据进行恢复处理,记录备份恢复过程信息。
第二十二条 系统应具备对电子档案存储状况的监控和警告功能,对存储介质不稳定、存储空间不足、电子档案非授权访问和系统响应超时等情况发出警告,跟踪和记录警告事项处理过程。
第二十三条 系统应具备对电子档案进行真实性、完整性、可用性和安全性等检查功能。
第二十四条 系统应具备电子档案保护功能,保障电子档案不被非授权的修改与删除,记录长期保存过程中的变动信息。
第六章 档案利用
第二十五条 系统应具备依据利用需求生成电子档案利用库的功能,支持电子档案的检索、筛选和输出,能够为利用者提供符合国家标准格式的电子档案。
第二十六条 系统应具备对电子档案进行多条件的模糊检索、精确检索和全文检索等功能,支持跨全宗、跨门类和递进检索,检索结果能够进行局部浏览和有选择性地进行输出。
第二十七条 系统应具备电子档案在线借阅服务功能,支持在线申请、在线审批、在线阅览、授权下载与打印等处理,并记录用户使用电子档案的意见和效果等信息。
第二十八条 系统应具备档案编研功能,对档案编研成果进行管理。
第二十九 条系统应具备电子档案利用登记功能,保存档案利用者信息,并采取技术手段确保利用过程中电子档案不被非法纂改。
第七章 档案鉴定与处置
第三十条 系统应具备对电子档案鉴定与处置的定义、配置和管理功能,按照电子档案的处置规则,建立和配置鉴定与处置条件、策略和流程,支持保管期限到期鉴定等自动提醒功能。
第三十一条 系统应具备电子档案的鉴定与处置操作功能,支持密级、价值和开放等鉴定处理。
第三十二条 系统应保存鉴定与处置的过程信息,记录鉴定与处置的责任人员、意见和时间等信息。
第三十三条 系统应具备电子档案销毁管理功能,对实施销毁处理的电子档案进行彻底销毁,留存已销毁的电子档案的目录信息和销毁处理记录。
第八章 档案统计
第三十四条 系统应具备对电子档案数量与容量的统计功能,可按照档案的全宗、门类、文件格式、开放程度和年度等进行统计。
第三十五条 系统应具备对一定时间期限内的电子档案的接收、整理、保存、鉴定、利用等关键业务过程工作情况进行统计的功能。
第三十六条 系统应内置常用电子档案工作统计报表。
第三十七条 系统应提供报表制作工具,支持用户自定义统计报表。
第九章 系统管理
第三十八条 系统应提供电子档案数据库及其存储结构的定义与配置功能。
第三十九条 系统应具备电子档案分类方案的定义与维护功能,支持电子档案类目结构的建立与修改、锁定与解锁、导入与导出等处理;系统应内置常用的文书、科技、音像等档案门类的分类方案;系统应支持对会计、业务类等专门档案分类体系的设置。
第四十条 系统应具备电子档案元数据和目录数据的定义与维护功能,内置常见种类的电子档案元数据方案。
第四十一条 系统应具备用户信息管理的功能,支持系统管理员、系统安全保密员和系统安全审计员的三员分立的安全控制功能,支持电子档案管理用户的分组、分类管理,以及按照功能和数据进行授权等功能。
第四十二条 系统应具备日志及其分类管理功能,记录用户访问、存取和使用电子档案的行为和信息。
第四十三条 系统应具备对电子档案关键业务过程、档案管理操作行为和系统非授权访问等事项进行审计、跟踪的功能,记录发现问题。
第十章 附则
第四十四条 本规定由国家档案局负责解释。
第四十五条 本规定自公布之日起实施。2001年6月5日国家档案局公布的《档案管理软件功能要求暂行规定》同时废止。
抄送:各副省级市档案局、馆,解放军档案馆、武警部队参谋部办公室。
国家档案局办公室秘书处
2017年12月29日印发
