为了充分发挥档案的作用,处理好档案利用与保密的关系,更好地为教学、科研及各项管理工作服务,特制订本制度。
1.本校师生员工凭工作证或学生证查阅档案。
2.查阅本部门或本课题档案,经办理登记手续后即可查阅,查阅其他部门或其他课题的一般档案,需经本部门领导审批,方可查阅。
3.在校学生,查阅与学习有关的档案,凭学生证即可,查阅其他类的一般档案除凭学生证外还应持所在部门证明,方可查阅。
4.本校教职工因工作需要,查阅秘密、机密、绝密档案,除凭工作证外,还应填写档案借阅审批单。查阅秘密级档案,由有关业务部门审核,档案馆馆长批准;查阅机密、绝密级档案,由有关业务部门审核,经主管校长批准,方能提供查阅。
5.档案一般不外借。如确需借出,办理借出登记手续,方可外借。借出时间不得超过一星期,若确有特殊情况须办理续借手续。
6.校外单位需查阅档案,必须持正式介绍信及工作证,经档案馆馆长同意后,方可查阅。
7.借阅人员应对档案的保密及安全负责。要保持档案的清洁、完整,不得污损、抽拆、涂改,必须安全保存,不得转借他人或携带至公共场所。
8.档案阅毕归还时,应当面清点,办理归还手续。
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