(2018年5月23日校长办公会审议通过)
第一章总 则
第一条 为加强学校档案的收集、整理和管理工作,科学保护和合理利用档案,有效地服务于高水平特色大学的建设目标,根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》《高等学校档案管理办法》和《江苏省高等学校档案管理办法》, 结合我校实际,制定本办法。
第二条 本办法所称的档案是指学校从事教学、科研、管理、基本建设等办学实践活动直接形成的对师生员工、学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式、载体的历史记录。
第三条 档案工作是学校文化建设工作的重要组成部分,纳入学校文化建设计划和学校整体发展规划。档案管理遵循统一领导、单位(部门)立卷、集中管理的原则。
第四条 学校档案工作接受江苏省教育厅和江苏省档案局的指导、监督和检查。
第二章 管理体制
第五条 学校档案工作由校长领导,履行《高等学校档案管理办法》所规定的主要职责,分管档案工作的校领导协助校长负责全校档案工作。各单位(部门)应有一名负责人分管本单位档案工作。
第六条 学校成立以分管校领导为主任委员,由党委办公室、校长办公室、纪委办公室、人事处、教务处、财务处、资产管理处、后勤管理处、基建处、科技处、人文社会科处、国际合作处、实验室与基地建设管理处、学生工作处、研究生院、淮安校区等单位(部门)负责人为成员的学校档案工作委员会,作为全校档案工作的组织、协调、监督和咨询机构。
档案工作委员会每年定期召开全体委员会议,研究、总结、部署全校档案工作;适时召开工作专题会议,研究问题,协调关系,推动工作。
第七条 学校档案馆是集中保存、统一管理和提供利用学校档案的专门机构,履行学校档案行政管理职能。
各单位(部门)负责做好职能范围档案的收集整理工作,定期向档案馆移交档案。因工作需要,人事处、教务处、财务处、学生工作处等设立的专门档案室,由设立部门负责管理,接受校档案馆的指导和监督。
第三章 档案管理职责及工作人员配备
第八条 档案馆的主要职责是:
(一)贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策,综合规划学校档案工作;
(二)拟订学校档案工作规章制度,并负责贯彻落实;
(三)负责接收、征集、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案及有关资料;
(四)编制检索工具,编研、出版档案史料,开发档案信息资源;
(五)组织实施档案数字化工作;
(六)实施档案的开放和利用工作;
(七)组织档案工作人员的业务培训;
(八)利用档案开展多种形式的宣传教育活动,充分发挥档案的文化教育功能;
(九)开展国内外档案学术研究和交流活动;
(十)对学校各单位的档案工作进行监督、检查和指导。
第九条 学校档案工作人员必须具有良好的思想政治素养,具备档案业务知识和一定的科学文化知识,忠于职守、遵纪守法,热爱档案事业。
第十条 学校档案机构中的专职档案工作人员,实行专业技术职务聘任制或者职员职级制。
第十一条 各单位(部门)视情况配备一至二名专(兼)职人员,负责本部门档案的收集、整理和移交工作。学校专(兼)职档案员队伍应保持相对稳定。
第四章 归档、移交和接收
第十二条 学校档案管理实行材料形成单位(部门)立卷和科技课题组立卷制度。单位(部门)或课题组立卷人按文件材料的自然形成规律,加以系统组卷,编排页号或件号,制作文件目录,经档案馆检查合格后移交归档。
第十三条 文件材料归档范围:
(一)党政类:学校党政各部门、校工会、校团委、民主党派等在工作中形成的文件材料。主要包括:上级来文、党政发文、报送上级的各类材料、举行各类会议或活动的组织材料、重要会议或活动照片及音像资料等。
(二)干部人事类:干部人事档案应归档的材料主要包括:个人履历材料;自传材料;领导干部个人有关事项发生变化的报告表;考察、考核、鉴定材料;经济责任审计结果报告;高中及以上学习阶段学历学位材料;两个月以上的培训材料;职业(任职)资格材料;评聘专业技术职务材料;反映科研学术水平材料;政审材料;更改或认定姓名、民族、籍贯、国籍、出生日期、入党入团及参加工作时间等材料;党、团组织建设工作中形成的材料;表彰奖励及涉法违纪材料;招录、聘用、任免、调动、退休、辞职、辞退、罢免、出国(境)等材料;工资、待遇材料;处理工伤事故、治丧等材料。具体归档范围按中共中央组织部发布的《干部人事档案材料收集归档规定》(中组发〔2009〕12号)执行。
(三)教学类:学校教学管理、教学实践和教学研究等活动中形成的文件材料。归档范围主要包括:
1.上级教育主管机关下达的指令性、指导性文件:教育改革、教学计划、专业和课程设置、招生、毕业生就业等方面的计划、指示、规定、办法等。
2.综合性教学文件材料:学校制定的各种教学制度、办法、规定、条例,教学工作的各种统计表。
3.招生工作的材料:招生计划、简章、专业介绍等宣传材料,招生录取工作方案,新生录取名册,招生工作总结等。
4.学籍管理的材料:新生登记表,学生学籍卡片、成绩卡,在校学生名册,学生学籍变更(升级、留级、休学、转学、复学、退学)的材料。
5.学生奖惩材料。
6.教学计划、方案和教学大纲,教学改革方案、总结。
7.学校自编、主编教材的正本,各系各专业教材使用目录。
8.教学实习、生产实习的计划、大纲、总结、实习指导书、实习讲义、实习结果鉴定,有代表性的实习报告等。
9.课堂教学材料:课程安排表,课程进度表,教师任课安排,典型讲义、教案,各系各专业的考试题。
10.优秀的、典型的毕业论文,毕业设计及评审意见。
11.研究生(硕士、博士)学位获得者的名册,学位论文及有关审批文件。
12.毕业生材料:毕业生就业工作方案、工作总结、毕业证书存根,就业合同。
13.毕业生质量调查材料:学校对毕业生质量调查的计划、总结、调查表,使用单位对毕业生质量的评审意见等。
14.师资培训的计划、考核和总结,出国进修等文件。
15.系(教研室)的教学总结,教师教学经验总结、教师教学质量奖励材料,教学情况调查表。
16.教师工作量的规定及执行情况。
17.继续(成人)教育和各类培训班、进修班形成的文件和材料。
(四)科技类:学校科研管理和科研实践活动中形成的文件材料。归档范围主要包括:
1.科研准备阶段:科研课题审批文件、任务书、委托书,开题报告,调研报告,方案论证和协议书、合同等文件;
2.研究实验阶段:各种载体的重要原始记录,实验报告,计算材料,专利申请的有关文件材料,设计文件、图纸,关键工艺文件,重要的来往技术文件等;
3.总结鉴定验收阶段:工作总结,科研报告,论文,专著,参加人员名单,技术鉴定材料,科研投资情况、决算材料等;
4.成果和奖励申报阶段:成果和奖励申报材料及审批材料,推广应用的经济效益和社会效益证明材料等;
5.推广应用阶段:推广应用方案、总结,扩大生产的设计文件、工艺文件,生产定型鉴定材料,转让合同,用户反馈意见等。
(五)基本建设类:学校基本建设项目从酝酿、决策到建成使用全过程中形成的、应当归档保存的文件,包括在基本建设项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划、勘测、设计、施工、调试、生产准备、竣工、试生产(使用)等工作活动中形成的文字材料、图纸、图表、计算材料、声像材料等。
(六)固定资产类:在教学、科研和管理等工作中,添置设备资产的单位价值在1000元以上(专用设备单位价值在1500元以上)的固定资产清单;在设备资产采购招标、接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料;各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备(价值在10万元以上)的全套随机技术文件等。
(七)产品生产类:学校在对外宣传、文化建设和产学研活动过程中形成的文件材料和产品,如文艺作品的剧本、重要活动演出剧照、影视作品、产品样品或者样品照片及录像等。
(八)出版物类:学校自行编辑出版的学报、其他学术刊物及本校出版社出版物的审稿单、原稿、样书、正式出版物及出版发行记录等。
(九)外事类:学校派遣有关人员出席国际会议、出国、出境考察、讲学、合作研究、学习进修的材料;学校聘请的境外专家、教师在教学科研等活动中形成的材料;学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学过程中,涉及外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等管理工作的文件材料;学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。
(十)财会类:主要包括学校在财务管理和会计核算中形成的文件材料。归档范围:
1.会计凭证,包括原始凭证、记账凭证。
2.会计账簿,包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿。
3.财务会计报告,包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告。
4.资产年度汇总报表、每年度资产入库单、处置审批材料。
5.其他资料,包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书、审计报告、资产相关工作报告及其他具有保存价值的财务与资产管理资料。
(十一)人物类:主要包括我校知名专家、教授(二级以上)、全国人大代表、全国政协委员、全国劳动模范、全国先进工作者、历任主要校领导、杰出校友等个人在其学术研究、社会事务、日常生活等活动中形成的各种载体形式的文件材料。
(十二)实物类:主要包括上级领导、社会各界名流为学校所写的题词、赠送的字画;学校及各院系部门不同时期的印章;学校不同时期的工作证、学生证、毕业证书、学位证书、校徽、系徽、纪念章等;各项活动中获得省部级及以上机构授予的奖章、奖杯、奖牌、奖旗、奖状、证书等;学校对外交流活动中接受的特定物品、纪念品、礼品;学校通过征集获得的各类物品;其它有保存价值的实物。
(十三)学生类:学校在实施学生(包括本科、研究生)教育培养过程中形成的学生个人人事档案材料,主要包括学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。学生人事档案材料作为专门档案由学生工作部门管理,随学生毕业、就业派遣转出。
第十四条 各单位(部门)自行负责相应门类材料的立卷归档。如活动或工作事项文件材料涉及多个部门的,由活动牵头单位(部门)归档,其他部门协助。
第十五条 归档材料应当质地优良、书绘工整、声像清晰,符合有关规范和标准的要求。电子文件的归档要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》(GB/T 18894-2002)执行。
第十六条 归档时间:
(一)党政类和能按自然年度归档的文件材料,于次年6月30日以前归档。
(二)教学类和能按教学年度归档的文件材料,于当年12月31日前归档。
(三)科研、基建项目和专题性、成套性档案,在项目完成通过鉴定验收后2个月内归档。
第十七条 学校工作人员对其从事教学、科研、管理等职务活动所形成的各种载体形式的档案材料,应当按照规定及时归档,任何个人不得据为己有。
第十八条 校内机构撤销、合并和人员调动时,必须办理档案和文件材料的交接手续,不得私自带走和销毁。
第五章 档案管理与利用
第十九条 档案馆根据高等学校档案实体分类法对馆藏档案进行分类、编号、排列上架、编制检索工具。
第二十条 档案管理须建立和健全库房管理制度,落实防火、防盗、防虫、温度湿度控制等安全措施,确保档案安全。
第二十一条 档案管理实行档案统计、检查制度,定期对档案的交接、整理、保管、利用情况进行检查和统计。
第二十二条 对保管期限已满、已失去保存价值的档案,档案馆可提出申请,经有关部门鉴定并登记造册报校长批准后,予以销毁。未经鉴定和批准,不得销毁任何档案。
第二十三条 建立档案借阅制度,凡需利用馆藏档案者,均应按规定办理审批或利用登记手续。档案查阅一般在阅档室内进行,档案借出须经馆长审批并办理登记手续,限期归还。
第二十四条 学校档案属下列情况之一者,不对外公布:
(一)涉及国家秘密的;
(二)涉及专利或者技术秘密的;
(三)涉及个人隐私的;
(四)档案形成单位规定限制利用的。
第二十五条 利用档案中涉及未公开的科技成果内容,须经档案形成单位或本人同意,必要时报请校领导审查批准;对于重要的、珍贵的档案和资料,一般不得提供原件使用,如特殊需要,须经档案馆馆长批准。
第二十六条 档案馆应根据学校和社会需要,有计划、有步骤地做好档案资料编研工作,为学校的教学、科研、管理和领导决策提供有价值的参考资料。
第六章 奖励与处罚
第二十七条 学校对在档案工作中做出下列贡献的单位或者个人,给予表彰与奖励:
(一)在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的;
(二)在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的;
(三)在档案学研究及档案史料研究工作中做出重要贡献的;
(四)将重要的或者珍贵的档案捐赠给校档案馆的;
(五)同违反档案法律法规的行为作斗争,表现突出的。
第二十八条 对违反《中华人民共和国档案法》并有下列行为之一的,要按照规定给予当事者以通报批评直至行政处分,构成犯罪的移交司法部门处理:
(一)玩忽职守,造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的;
(二)违反保密规定,擅自提供、抄录、公布档案的;
(三)涂改、伪造档案的;
(四)擅自出卖、赠送、交换档案的;
(五)不按规定归档,拒绝归档或者将档案据为己有的。
第二十九条 对违反档案法律法规的单位和个人,取消其年度评优资格。
第七章 附 则
第三十条 档案馆根据本办法之精神,制订档案工作的各项具体规章制度,并组织实施。
第三十一条 本办法自发布之日起执行。
