为加强学校档案资源建设，规范单位（部门）立卷归档工作，根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法、教育部和国家档案局《高等学校档案管理办法》等有关法规，结合学校实际，制定本办法，请各立卷单位（部门）遵照执行。
第一条 实行单位（部门）立卷归档制度
学校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度。学校各单位（部门）负责档案工作的立卷人应当按照文件材料的归档要求，及时整理组卷，编排页号或件号，制作文件目录，立成案卷，经单位（部门）负责人检查合格后定期移交给档案馆。
第二条 利用"南京林业大学档案管理网络系统"立卷归档
各单位（部门）立卷人要根据学校各类文件材料的归档范围，在学校档案人员的具体指导下，利用"南京林业大学档案管理网络系统"输入文件材料的有关著录项目，制作卷内目录，进行立卷归档工作。
第三条 做好平时归卷工作
各单位（部门）立卷人应依据本单位的文件材料形成的规律和特点、归档范围，设置案卷类目，将已经办理完毕的文件材料随时归入卷内，做好平时归卷工作，为年终调整定卷奠定基础。
第四条 各单位（部门）文件材料的归档范围
各单位（部门）根据《南京林业大学各单位（部门）归档范围与保管期限表》确定归档范围。归档的文件材料包括纸质、电子、照片、声像等各种载体形式。
第五条 立卷归档的分工
1．全校性、综合性的文件材料由党委办公室和校长办公室负责立卷归档。其余按文件内容的业务分工，由负责相应门类档案的单位（部门）立卷和归档。
2．科研课题档案由科研课题组设专人负责文件材料的收集和归档。科技处负责布置、验收和移交。
第六条 案卷质量的要求
1．各门类档案总的质量要求是：遵循文件材料形成的规律和特点，保持文件材料之间的历史联系，适当考虑和区分文件材料的不同保管价值，使案卷便于保管与利用。
2．管理类内容的档案按问题、时间或重要程度排列。密不可分的文件材料应放在一起归档，其排列顺序为：批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；结论性材料在前，依据性材料在后。
3．不同年度的文件材料一般不得一起立卷，但跨年度的请示、报告与批复应放在复文年度立卷；跨年度的规划、计划等放在所对应第一个年度立卷；会议文件放在开幕年度立卷；非诉讼案件放在结案年度立卷。
4．确定文件材料的保管价值，要根据学校工作需要和为国家积累历史文化财富的需要，准确进行判断。保管期限分永久、长期、短期。
5．原则上每卷不超过200页。当问题比较单一，文件材料较少，又不便于一起归类时，可立薄卷。
6．卷内文件材料按顺序排好后，装订的案卷无论单面或双面，只要是书写的文件材料，均应依次在非装订线一侧下角编页号；不装订的案卷，应在每份文件材料右上方加盖有单位名称、档号、件号的戳记，并逐项填写。
7．每个案卷必须按规定格式逐项填写卷内文件目录，文件材料题名不得随意更改或简化，若原有题名无实质内容或无题名，则需重新拟定，并在前后加"［］"号。没有责任者、年、月、日的文件材料，要考证清楚，及时补上。
8．卷内文件材料情况说明应填在备考表内。并写上立卷人姓名、检查人姓名、立卷时间。检查人应是立卷单位的档案工作主管负责人。
9．案卷题名应简明确切，高度概括卷内文件内容，体式一致。一般包括主要责任者、内容、文件名称（文种）等。案卷题名不超过50字。
10．超过规格的图纸、图表等文件材料应采用手风琴方式进行折叠。
第七条 立卷的具体方法
1．文件特征立卷法：运用在文件分类过程中揭示出来的作者、问题、名称、时间等具有共同代表意义的文件特征，选取二至三个特征作为文件相互组合成卷的共同点进行组卷。
2．一事一卷立卷法：以一件事或一个问题为主线来组卷，凡一个问题、一次会议、一项工作、一起案件、一种活动所形成的文件，均可单独组合一卷。
3．专题性、成套性文件（教学、科研、产品生产与科技开发、基建、设备、出版等）按阶段、结构、部件等分别组卷。具体参见各类档案有关细则。
4．财会档案按《会计档案管理办法》的有关规定执行。
第八条 立卷程序
1．初步立卷：各单位（部门）要按照立卷类目、条款将需要归档的文件材料初步立成案卷。
2．审查案卷：由档案馆、立卷单位（部门）分管领导进行审查，审查的主要内容如下：文件是否收集齐全；分类是否准确；卷内文件排列是否合理；案卷题名结构是否完整，是否简要揭示卷内文件的主要内容。
3．调整定卷：对不符合要求的案卷，由档案馆负责指导进行补充收集和调整，组成案卷。
4．案卷的编目和装订：调整定卷后由各单位（部门）兼职档案员负责填写页码（可用铅笔手写），并利用"南京林业大学档案管理网络系统"，用计算机输入有关著录项目（卷内文件目录、备考表、立卷说明等）。卷内文件目录一式三份，二份交档案部门，一份自存。
第九条 归档的时间和手续
1．学校党群、行政、学生、教学、科研、设备、外事、财会等部门，应在次年6月底前将上一年度形成的文件材料立卷归档。
2．毕业生成绩总表和毕业照片（分班级），应在毕业生离校后一个月内归档。
3．科研、基建项目和专题性、成套性档案，在项目完成通过鉴定验收后两个月内归档；全校性重大活动，应在完成后的一个月内归档。
4．移交和接收档案必须严格履行手续，填写移交清册，一式两份，写明案卷标题，卷内文件页数，案卷数量，移交时间，交接双方要签名盖章。
