一、声像档案归档范围
记录本单位（部门）主要职务活动和重要工作成果的声像资料，具体范围如下：
1．党政活动类：党政工作各类会议，社会知名人士来校视察、访问等重要活动。
2．教学类：开学和毕业典礼，毕业生合影，知名教授，学生军训、实习等各类教学活 动。
3．科研学术活动类：科研课题评审、鉴定会场面、学术活动开幕式、闭幕式、报告会，科研成果展览等各类科研活动。
4．外事活动类：外宾来校访问，国际合作，外籍学生、教师在校活动，国际学术会议等各类外事活动。
5．产品、仪器设备类：产品定型，批量生产，精、贵、稀设备仪器样照，安装调试运行场面，重点试验室评估等活动。
6．文体活动类：运动会开幕式、闭幕式、领导讲话等场面，学生课余活动、比赛等，艺术创作、演出剧照、艺术交流等活动。
7．校园建设类：校园建筑物，基建工程开工、奠基、落成纪念，学校建设规划模型等。
8．获奖类：党政管理、教学、科研、基建、产品等各项活动获得的奖状及奖品的照片（如被评为省市级以上先进集体、文明单位奖状、劳动模范奖章、先进个人证书等）；在校学生参加各种比赛、竞赛的获奖证书、奖品及获奖者的照片；毕业生反馈信息中毕业生在工作岗位上取得突出成绩的学生照片、获奖证书和成果照片。
9．人物类：本校历任党委书记、校长、院士、学部委员、长江学者、博士生导师等专家、学者、全国劳模、校内名人，国内外知名校友返校活动、捐赠仪式等。
二、声像档案归档分工
根据各单位（部门）工作性质以及我校声像档案形成的具体情况，主要归档单位（部门）具体分工如下：
1．宣传部是我校产生声像档案数量最大的单位，是声像档案的主要来源。凡是宣传工作和新闻工作产生的有价值的照片、录音、录像均应存档。
2．国际交流合作处是我校产生外事活动声像档案的主要部门，应将外事活动照片、录像等声像档案归档工作纳入外事工作职责范围，对于不能直接参与的外事活动，应指定专人负责拍照、录像、归档。
3．团委、学工处是我校共青团活动、学生活动声像档案的来源。凡是团委、学工处在校内或校外活动产生的有价值的照片、录音、录像均应存档。研究生、国教生相关声像材料分别由研究生院、国教院负责归档。
4．党办、校办负责主办的学校大型会议或来访等活动声像材料归档；教务处、评估办负责教学、评估等活动声像材料的归档；工会负责教代会、工代会及各种教职工活动的声像材料归档；组织部负责党建等活动声像材料归档；科技处负责科技项目鉴定、验收、颁奖和主持的大型会议等活动声像材料归档；基建处负责学校基建施工过程中产生的声像材料归档；国资处、招标办负责招标活动及大型设备开箱验收等活动声像材料归档。
学校其他各单位（部门）在工作中形成的照片等声像档案也应当归档。所归的声像档案不交叉重复。
三、声像档案归档要求
1．声像档案整理前应对归档的材料进行筛选和鉴别，选择能体现主题内容、主要人物、场景特色等主要因素的声像材料归档。反映同一场景的照片一般只收集一张。
2．照片的说明要充分体现时间、地点、人物、事由、背景、摄影者等六要素，准确地反映照片的内容。
3．归档的声像档案材料应在相应设备上演示或检测，做到图像清晰、声音清楚，载体材料不磨损、划伤，内容完整准确，载体质量优良。
4．归档的声像档案材料应是原始版，不能进行技术修改。归档保存选用只读光盘作为载体。
5．归档的数码照片格式一般应为JPEG格式。对于采用非通用文件格式的数码照片，收集时应将其在分辨率不变的前提下，转换成JPEG格式，并在备注栏中记载。文件大小一般不低于900K。
6．声像材料在完成制作后由各单位（部门）兼职档案员归档。档案移交时应准确填写并提交移交清单及目录电子版，纸质版一式两份，经档案馆验收核对，双方签字，各持一份备查。
7．声像档案归档采用集中归档和实时归档相结合的方式。集中归档时间按档案馆每年初立卷归档工作通知要求，按时归档；实时归档时间不受归档时间限制，重大活动或重大事件形成的声像档案，工作结束后一个月内收集归档。
四、声像整理流程及要求
1．分类与排列
声像档案按照片、录音、录像分类，同一类别反映同一主题活动的文件应排列在一起，并按文件时间或重要程度先后排列。
2．存储与命名
采用建立层级文件夹的形式进行存储。同一归档单位的声像档案建立总文件夹。在总文件夹下按照片、录音、录像建立层级文件夹，再按主题建立下一级文件夹。同一主题内的照片（录音、录像）数量一般不超过5件。每一张数码照片（录音、录像）按顺序编号，一般为两位阿拉伯数字，从"01"开始顺序编号。
例1：
2020年度宣传部声像档案（总文件夹）
├照片（一级文件夹）
├2020年4月29日中层干部大会（二级文件夹）
01．jpg
02．jpg
├2020年8月27日党委十六届九次全委会（二级文件夹）
01．jpg
02．jpg
├…
…
├录音（一级文件夹）
以下层级文件夹及名称参照"照片"类
├录像（一级文件夹）
以下层级文件夹及名称参照"照片"类
例2：
2020年度林学院声像档案（总文件夹）
├照片（一级文件夹）
├2020届本科生毕业合影（二级文件夹）
01．jpg
├2020届研究生毕业合影（二级文件夹）
01．jpg
├…
…
├录音（一级文件夹）
以下层级文件夹及名称参照"照片"类
├录像（一级文件夹）
以下层级文件夹及名称参照"照片"类
3．填写文件目录清单
用excel电子表格形式逐张登记文件的题名、拍摄时间、拍摄地点、数量等项目。文件目录清单按照片-录音-录像顺序填写。
4．光盘刻制要求
每张光盘需以word或txt格式写一个说明文件，主要包括归档单位、主要内容，用以说明本盘有关信息。
光盘刻制内容包括总文件夹、层级文件夹、文件及目录清单、说明文件等。刻制光盘时应选择"一次性写入"方式。
5．档案系统归档编目
本科生、研究生毕业合影由各学院在档案管理系统中完成归档编目及电子照片上传,统一按先本科生照片、后研究生照片顺序归入学院最后一个案卷，并将光盘移交档案馆。
其他声像档案由归档单位（部门）整理刻盘并附《声像档案移交清单》移交档案馆（联系人：孙曼利，联系电话：85428445）。
附件：声像档案移交清单
声像档案移交清单
类型 | 文件题名 | 数量 | 拍摄时间 | 拍摄地点 |
照片 | 例： 林学院2020届本科生毕业合影 | 1 | 20200621 | 地球仪 |
照片 | 党委十六届九次全委会照片 | 3 | 20200827 | 南林大厦三楼多功能厅 |
照片 | …… | |||
照片 | …… | |||
录音 | …… | |||
录音 | …… | |||
录音 | …… | |||
录像 | …… | |||
录像 | …… | |||
录像 | …… |
归档单位： 归档人： 分管领导：
档案馆接收人：
移交时间：
