各学院：
学生毕业照是真实反映历届毕业学生的重要信息记录，是学校档案的重要组成部分。为做好毕业生照片归档工作，现将有关事项通知如下：
一、继续补充收集2019年之前的毕业生照片
校档案馆于2019年5月下发了《关于做好我校毕业生照片档案收集管理工作的通知》，对2019年及之前的毕业生照片进行了收集。经各学院的大力支持，共计收集到毕业生照片700余张。档案馆对已收集到的毕业生照片进行了整理、归档，建立了毕业生照片数据库，丰富了馆藏资源，也为服务校庆、校友工作奠定了良好的基础。
同时，部分学院未能充分认识毕业生照片收集归档的重要性，存在部分年份及班级毕业照片缺失的现象。2022年，学校将迎来120周年校庆。请各学院利用与走访校友的机会，在校友中充分征集，尽可能将历届毕业生集体合影特别是班级合影收集完整。
本次补充收集只需提供电子版照片，照片题名为“XX学院（系）XX届毕业生集体合影”或“XX学院（系）XX届XX班毕业生集体合影”。收集工作完成后，将补充收集的照片刻光盘移交档案馆。
二、做好2020和2021年毕业生照片的归档工作
毕业生照片已纳入学院归档范围之内，并明确，从今年起，上一年的毕业生照片由学院收集并上传到档案管理系统。为做好此项工作，对有关工作细节要求如下：
1．档号
“一级目录”：年份
“二级目录”： SX1211
“实体分类号：年份+SX1211
2．分类
（1）案卷分类
以学院为案卷分类单位，每年每个学院组合成一卷，其案卷号就是学院代码。具体如下：1林学院；2材料学院；3化工学院；4机电学院；5经管学院；6土木学院；7人文学院；8信息学院；9园林学院；10理学院；11外语学院；12艺术学院；13家居学院；14轻工学院；15交通学院；16生物学院；17继教院；18南方院；19马院；20国教院。
例如：2020年林学院毕业生合影
档号（案卷号）：2020- SX1211-1
（2）卷内文件排序
以班级为卷内文件分类单位，每年班级单独组合成一件，先本科生后研究生；先大集体、专业合影，后班级合影。
例如：2020年林学院林学专业1601011班毕业生合影
档号（案卷号）：2020- SX1211-1.0001
3．题名
（1）案卷题名：
南京林业大学20XX届XX学院毕业合影
（2）卷文件题名
南京林业大学20XX届XX学院XX专业XX班级毕业合影
4．图片文件名
南京林业大学20XX届XX学院XX班（专业）毕业合影
5．在文件“全文”录入对话框中录入班级同学姓名，人名之间用空格间分开。
注：
（1）同一班级的不同风格毕业合影可上传1~3张，在一个文件（题名）下上传即可，无需重复建立题名。
（2）“学院”、“专业”和“班级”要用全称；特别是班级要用学校编制的班级代号，不能用**专业1班代替。
（3）两项工作截止时间：2021年9月30日。
联系人：孙曼利，联系电话：85428445。
附：各学院已收集的毕业合影明细
档案馆
2021年5月11日
