南林档〔2023〕2号
关于做好2022年文件材料立卷归档工作的通知
各院、部、处，校内各单位：
为做好2022年文件材料立卷归档工作，根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》（教育部第27号令）和《南京林业大学档案管理办法》等要求，现将有关事项通知如下。
一、时间安排
请各单位（部门）于2023年5月30日前完成档案系统网上著录、归档材料电子文件上传和纸质归档文件移交工作。
二、立卷归档范围
归档文件材料自2022年1月1日起至12月31日止。学校各单位（部门）在履行相关职能、完成各项工作过程中形成的具有保存价值的文件材料。主要包括：
1．上级来文。主要是上级部门印发并需本单位（部门）办理的文件。尤其是上级针对学校的批复、批示，应与相应的请示、报告一起归档。
2．本单位（部门）所行公文。公文应符合公文格式要求，并附文件签批单，有附件或批复的文件须将附件或批复收集齐全。
3．专项工作材料。举办重大活动、重要会议，签订合同、协议、形成的报告等专项工作形成的具有保存价值的各类文件材料（包括照片、录音、录像等声像资料）。
根据学校第十七次党代会、120周年校庆等重点工作要求，有相关工作任务的单位（部门）应做好相关文件材料收集归档工作，分别建立相关工作专题案卷；有疫情防控工作任务的单位（部门）继续按照学校档案馆2020年10月20日《关于做好新冠肺炎疫情防控文件材料收集归档的工作提示》要求，做好疫情防控文件材料归档工作，建立疫情防控工作专题案卷。
4．实物资料。单位（部门）或个人代表学校，在与国内外机构或人士的重要交往活动中，所获的具有纪念意义的礼品等实物；单位（部门）或个人代表学校参加有关活动，获得的省部级以上各类奖励证书、奖牌、奖杯等。若有相应纸质文件材料，应一起归档。
具体归档范围，参照《南京林业大学各单位（部门）文件材料归档范围和保管期限》（南林档〔2021〕1号）。
三、立卷归档方式
1．文件整理。各归档单位立卷人将文件材料汇总后，根据文件内容特征，将收集齐全的文件材料分类组卷、编写页码、拟写案卷题名，进行预立卷。对材料分类立卷有疑问的，可联系档案馆工作人员上门指导。
发文审批单须与文件一并归档。OA系统中进行线上审批的发文须打印"发文单"一并归档。
2．网上著录。预立卷的文件材料实行网上立卷归档。利用档案网络管理系统，按照著录格式规范要求，将文件有关信息准确输入。
根据档案信息化要求，电子文件须与纸制文件同步归档。归档文件材料须网上著录并扫描上传PDF格式电子文件。
3．目录打印。著录完成，经档案系统管理员审定合格后，打印卷内文件目录、备考表、案卷移交目录。
4．审核签名。案卷整理并著录完成后，立卷人和单位（部门）负责人对案卷进行审核检查，并在备考表上签名，以示负责。
5．案卷移交。向档案馆移交案卷时，须附卷内文件目录、备考表、案卷移交目录。
四、立卷归档要求
1．凡立卷归档的文件材料，必须完整、齐全、准确。
2．管理类内容的文件材料按问题、时间或重要程度排列，联系紧密的材料排列顺序是：批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；结论性材料在前，依据性材料在后等。
3．归档文件材料应是原件，本校形成的文件及本校与外单位签订的合同、协议等，均须加盖公章，以确保文件材料的有效性。
4．文件立卷时，每卷一般不超过200页。同一问题文件较多时，可组多卷；同一问题文件较少时，可多个问题合组一卷。
5．卷内文件材料按顺序整理好后，须依次在非装订线一侧下角编页码。无论单面或双面，只要有文字的文件材料就应编页码，用铅笔标注。对照检查纸制文件材料所编页码与卷内文件目录、备考表是否一致。
6．案卷须拟写题名，题名应简明确切，高度概括案卷内容，一般包括文件的主要责任者、主题、文件名称等。
7．文件材料归档时，须去除金属装订物。
五、注意事项
1．涉密文件材料不得上传档案网络管理系统，立卷归档不使用网上著录方式。各单位（部门）根据归档范围需归档移交的涉密文件材料须单独立卷编目，立卷归档过程须严格遵守学校保密工作规定要求。
2．本科生、研究生名册等学籍类档案移交时，须另附Excel电子汇总表，并与纸制名册名单顺序一致。
3．注意收集离岗、调动人员保管的文件材料，尤其是岗位变动的领导手中有价值的档案材料的收集归档。
4．各学院（部）在档案管理系统完成2022年本科生、研究生毕业合影归档编目及电子照片上传。
5．校档案馆随时接收实物、声像类及重大活动等档案材料移交归档。
各立卷单位（部门）在文件材料整理归档过程中，若有问题，及时与档案馆联系。联系电话：85428445，85427218。
附件： 南京林业大学各单位（部门）文件材料归档范围和保管期限
南京林业大学
2023年3月10日
