各单位、各部门:
因干部换届、人员变动,为确保学校档案工作顺利开展,请各部门、单位及时做好档案工作分管领导和兼职档案员调整工作,现将有关要求通知如下:
一、请各部门、单位结合实际,明确本部门、单位档案工作分管领导和兼职档案员各1名。具体工作职责如下:
(一)分管领导职责
1. 贯彻执行国家、省(部)有关档案工作法律法规和学校档案工作规章制度,切实将档案工作纳入本部门(单位)工作议事日程。
2. 加强与学校档案馆工作联系与沟通,共同做好业务指导、监督、检查工作,确保档案材料归档质量。
3. 负责本部门(单位)所有归档案卷内容、质量审查把关,保证归档文件材料齐全完整。
4. 切实加强本部门(单位)档案归档工作领导,对档案员提出具体工作要求,并协助解决归档工作中遇到的问题和困难,顺利完成本部门(单位)的档案归档任务。
(二)兼职档案员职责
1. 负责本部门(单位)产生的各类文件材料收集、保管、组卷和整理工作。
2. 按照文件材料自然形成规律,系统整理,合理组卷,页号或件号编制准确,卷内目录制作规范。
3. 主动接受学校档案馆业务指导和检查,按规定时间向档案馆移交档案。
4. 切实做好归档文件材料的保密和安全工作。
5. 积极参加档案业务培训,自觉提高档案工作能力和业务水平。
二、各部门(单位)应安排对本部门(单位)全局业务熟悉、认真细心、责任心强、相对固定和稳定的人员担任兼职档案管理员。在档案工作人员进行调整后,应做好档案相关工作的交接。
三、请兼职档案员加入档案工作群(QQ群号:483356132)。该群旨在为各部门(单位)及时提供业务咨询和指导,宣传立卷归档工作规范,沟通交流归档过程中出现的相关问题等。
四、请各部门(单位)填写《档案工作人员信息备案表》(附件),并于2021年1月4日前将纸质稿交档案馆(8B207),同时发送电子稿(bowuguan@njfu.edu.cn),联系电话:85428445。
五、相关人员发生变化时,请及时向档案馆更新备案信息。
附件:档案工作人员信息备案表
南京林业大学档案馆
2020年12月22日
